Những ngày làm việc hiệu quả khiến tôi cảm thấy tích cực và tràn đầy năng lượng. Tuy nhiên, cũng có những ngày tôi không làm việc nào ra hồn cả; việc này xọ việc kia và cứ chồng chéo lên nhau. Vì vậy, tôi quyết tâm tìm hiểu các phương pháp quản lý thời gian nhằm khắc phục điểm yếu này của bản thân.
Khi tôi đi học các lớp về kỹ năng quản lý thời gian thì đa phần tôi sẽ luôn được học về framework Eisenhower Matrix với nguyên tắc phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Tuy nhiên framework này chỉ là bước đầu tiên trong việc chọn lựa công việc quan trọng để làm, nhưng điều quan trọng là phải thúc đẩy bản thân mình bắt tay vào công việc.
Hiện nay, chúng ta dễ bị phân tâm bởi nhiều yếu tố, chẳng hạn khi vào công ty buổi sáng, chúng ta sẽ lướt mạng, tìm kiếm thông tin về những vấn đề hấp dẫn, rồi đi chat chit bạn bè trước khi bắt đầu làm việc. Và khi đang làm việc thì đồng nghiệp đến hỏi gì đó, chúng ta lại phải tìm thông tin để gửi cho đồng nghiệp... Một chuỗi thông tin vô tận chen ngang trong suốt quá trình chúng ta làm việc. Theo thống kê, mỗi lần bị xao nhãng, chúng ta mất khoảng 20 phút để định hình lại công việc đang làm và tiếp tục công việc đang dang dở.
Tôi nhận ra một điều là quản lý thời gian không chỉ là quản lý thời gian của mình, mà còn là quản lý năng lượng của chính mình. Sáng sớm là thời điểm năng lượng và dopamine (hormone thúc đẩy động lực và tập trung) ở mức cao nhất, tuy nhiên chỉ duy trì được trong 1-2 tiếng đầu ngày. Do đó, chúng ta nên tận dụng khoảng thời gian quý giá này cho những công việc có giá trị cao nhất và nói không với tất cả những công việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị.
Đó là triết lý nổi tiếng “Eat the frog” của nhà văn Mark Twain và được Brian Tracy, chuyên gia tư vấn về năng suất, phổ biến hóa. Nghe đến con ếch thì chúng ta sợ hãi, nhưng nghĩ theo chiều hướng tích cực đó là những công việc có giá trị cao (công việc nhiều tiền hoặc công việc được sếp đánh giá cao), mà những công việc giá trị cao thường có mức độ phức tạp cao.
Để thưởng thức con ếch một cách ngon lành, ta cần chế biến nó qua các bước như làm sạch, ướp gia vị, nêm nếm... Tương tự, trong công việc, chúng ta cũng cần chia nhỏ các nhiệm vụ khó thành các phần dễ quản lý hơn. Ví dụ, khi viết một báo cáo phức tạp, chúng ta sẽ có các bước nhỏ như: lên outline, thu thập dữ liệu, phân tích, vẽ biểu đồ và rút ra các insight. Khi chúng ta bắt đầu làm việc đầu tiên thì chúng ta đã bắt đầu kích hoạt chế độ dòng chảy của bộ não và dần dần đắm chìm vào công việc phức tạp đó.
Và để tránh sự phân tâm từ những việc khác, tôi được sếp tại Shopee hướng dẫn về kỹ thuật timeboxing. Mỗi sáng sớm vào công ty, anh thường dành một tiếng, block hẳn trên calendar của mình để làm công việc quan trọng nhất. Anh nói rằng nếu mình không dành thời gian cho nó, thì sẽ không bao giờ có thời gian để làm. Vì bộ não của chúng ta được cấu tạo để ưu tiên những việc dễ trước, còn những việc khó khăn hơn thì tự nhiên bộ não sẽ tìm cách trì hoãn.
Khi chúng ta khóa lịch của mình cho việc quan trọng nhất mà chúng ta cần làm trong ngày hôm đó, thì tự khắc chúng ta đã tạo ra sự liên kết của bản thân với công việc đó và chúng ta sẽ có trách nhiệm hơn với nó.
(Còn tiếp)