Quản lý thời gian từ sếp của Shopee
Tập trung là kỹ năng vua của tất cả các kỹ năng
Trước khi biết cách quản lý thời gian hiệu quả, có những ngày làm việc mang lại cảm giác tích cực và tràn đầy năng lượng nhưng cũng có những ngày tôi chẳng làm việc gì ra hồn cả; việc nọ cứ xọ việc kia. Vì vậy, tôi đã nghiên cứu các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nhất từ sách và sếp của mình. Trong bài này, tôi sẽ chia sẻ với các bạn những phương pháp tôi đang áp dụng một cách hiệu quả nhất.
Chỉ học lý thuyết chưa đủ phải thúc đẩy bản thân mình
Khi tôi đi học các lớp về kỹ năng quản lý thời gian thì đa phần tôi sẽ luôn được học về framework Eisenhower Matrix với nguyên tắc phân loại công việc theo mức độ quan trọng và khẩn cấp. Tuy nhiên framework này chỉ là bước đầu tiên trong việc chọn lựa công việc quan trọng để làm, nhưng điều quan trọng là phải thúc đẩy bản thân mình bắt tay vào công việc.
Hiện nay, chúng ta dễ bị phân tâm bởi nhiều yếu tố, chẳng hạn khi vào công ty buổi sáng, chúng ta sẽ lướt mạng đọc những tin tức nóng hỏi, tìm kiếm thông tin về chúng, rồi đi tám với bạn bè trước khi bắt đầu làm việc. Và khi đang làm việc thì đồng nghiệp đến hỏi gì đó, chúng ta lại phải dừng lại tìm thông tin để gửi cho đồng nghiệp... Một chuỗi thông tin liên hoàn vô tận chen ngang đó trong suốt quá trình chúng ta làm việc. Theo thống kê, mỗi lần bị sao nhãng, chúng ta mất khoảng 20 phút để định hình lại công việc đang làm và tiếp tục công việc đó.
Dành năng lượng “ngon” nhất trong ngày cho việc có giá trị cao nhất
Tôi nhận ra một điều là quản lý thời gian không chỉ là quản lý thời gian, mà còn là quản lý năng lượng của chính mình. Sáng sớm là thời điểm năng lượng và dopamine (hormone thúc đẩy động lực và tập trung) đạt ở mức cao nhất, tuy nhiên trạng thái này chỉ duy trì được trong 1-2 tiếng đầu ngày. Do đó, chúng ta nên tận dụng thời khắc vàng này cho những công việc có giá trị cao nhất và nói không với tất cả những công việc có giá trị thấp hoặc vô giá trị.
Đó là triết lý “Eat the frog” nổi tiếng của nhà văn Mark Twain và được Brian Tracy (chuyên gia tư vấn về năng suất) phổ biến hóa. Nghe đến con ếch thì chúng ta sẽ sợ hãi, nhưng nghĩ theo chiều hướng tích cực đó là những công việc có giá trị cao (công việc nhiều tiền hoặc công việc được sếp đánh giá cao), mà những công việc giá trị cao thường có mức độ phức tạp cao.
Chia nhỏ công việc ra để dễ làm
Để thưởng thức con ếch một cách ngon lành, ta cần chế biến nó qua các bước như làm sạch, ướp gia vị, nấu lên và nêm nếm... Tương tự như vậy trong công việc, chúng ta cũng cần chia nhỏ các nhiệm vụ khó thành các phần dễ quản lý hơn. Ví dụ, khi viết một báo cáo phức tạp, chúng ta sẽ có các bước nhỏ như: lên outline, thu thập dữ liệu, phân tích, vẽ biểu đồ và rút ra các insight. Khi chúng ta bắt đầu làm việc đầu tiên thì chúng ta đã bắt đầu kích hoạt chế độ dòng chảy của bộ não và dần dần đắm chìm vào công việc đó.
Timeboxing - khóa thời gian và năng lượng cho công việc có giá trị cao nhất
Và để tránh sự phân tâm từ những việc khác, tôi được sếp tại Shopee hướng dẫn về kỹ thuật timeboxing. Mỗi sáng sớm vào công ty, anh thường dành một tiếng, block hẳn trên calendar của mình để làm công việc quan trọng nhất. Anh nói rằng nếu mình không dành thời gian cho nó, thì sẽ không bao giờ có thời gian để làm. Vì bộ não của chúng ta được cấu tạo để ưu tiên những việc dễ trước, còn những việc khó khăn hơn thì nó sẽ tìm cách trì hoãn.
Khi khóa lịch cho việc quan trọng nhất cần làm trong ngày, thì tự khắc chúng ta đã kết nối bản thân với công việc đó và chúng ta sẽ có trách nhiệm với công việc đó.
Ngoài ra, để tránh bị sao nhãng bởi những việc vô giá trị trên điện thoại hoặc laptop, tôi thường dùng app Pomodoro để xác định thời gian cần tập trung, đồng nhất với thời gian được timeboxing trên lịch và đồng thời chặn luôn các app mạng xã hội hoặc tin nhắn gây sao nhãng.
Trên điện thoại thì tôi sử dụng app Forest (iOS / Android):
Còn trên máy tính thì tôi sử dụng Be Focused (Mac):
Đừng đổ lỗi cho MXH, sự sao nhãng phát sinh từ bên trong của chúng ta
Tuy nhiên, những biện pháp trên chỉ mang tính chất kỹ thuật để hạn chế thói trì hoãn. Còn chính yếu là chúng ta cần phải kiểm soát ý thức từ bên trong chính mình. Theo cuốn sách “Không Thể Sao Nhãng: Kiểm Soát Sự Tập Trung Và Sống Đời Bạn Muốn” của Nir Eyal, sự sao nhãng chủ yếu xuất phát từ những yếu tố bên trong chúng ta. Đây là bản năng tự nhiên của chúng ta để tránh cảm giác khó chịu khi đối mặt với những việc khó khăn, thường tìm đến các tác nhân bên ngoài như lướt mạng xã hội để giảm bớt cảm giác đó. Do đó, bạn cần chú ý đến những cảm giác này và kỷ luật hơn với bản thân để tập trung vào công việc gây cảm giác khó chịu nhưng mang lại giá trị cao nhất.
Tôi chúc các bạn thành công trong việc quản lý thời gian của mình.
